În contextul transformării digitale a administrației publice, digitalizarea documentelor existente și crearea unei arhive electronice structurate reprezintă un pas esențial în eficientizarea operațională și creșterea transparenței instituționale. GeoData Services oferă servicii complete de digitalizare, indexare și integrare a datelor instituționale, bazate pe o experiență consolidată în peste 50 de proiecte dedicate unităților administrativ-teritoriale.

Procesul include:

• scanarea și conversia documentelor fizice (planuri, hărți, registre, fișe, dosare) în format digital, compatibil cu standardele arhivistice;
• structurarea logică a arhivelor electronice, cu metadate, căutare contextuală și acces diferențiat;
• indexarea automată și clasificarea documentelor, prin algoritmi de procesare și recunoaștere optică (OCR);
• integrarea arhivei digitale în platforma URBIS® sau alte sisteme existente, pentru acces rapid, sigur și auditabil;
• exporturi configurabile și back-up automatizat, conforme cu cerințele legislative privind păstrarea și reproducerea documentelor oficiale.

Proiectele de arhivare sunt derulate în colaborare directă cu echipele instituției beneficiare, asigurând:

• corelarea documentelor fizice cu evidențele administrative existente;
• organizarea registrelor tematice pe categorii și funcționalități;
• compatibilitate cu fluxurile operaționale curente (urbanism, fiscalitate, patrimoniu etc.).

Tipuri de date digitalizate frecvent:

• Documentații de urbanism (PUG, PUZ, PUD);
• Hărți, planuri, limite administrative, inventare de patrimoniu public/privat;
• Registre agricole și extrase din registrul agricol istoric;
• Registre de spații verzi și elemente de peisagistică urbană;
• Registre de rețele edilitare (apă, canal, electricitate, gaze, iluminat public);
• Registre de impozite și evidențe fiscale;
• Registre de nomenclatură stradală, integrabile cu sistemul RENNS (ANCPI).

Soluțiile oferite sunt conforme cu normele Arhivelor Naționale, respectă prevederile privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) și pot fi extinse cu module de arhivare electronică certificată, cu valoare juridică probatorie.